Übergangsfrist abgelaufen: Was Arbeitgeber bei der Dienstwagen-Ladeabrechnung jetzt korrigieren müssen

Die alte Welt: Monatspauschalen bis Ende 2025

Bis einschließlich 2025 durften Arbeitgeber den selbst bezahlten Ladestrom für Elektro- und Hybrid-Dienstwagen mit Monatspauschalen erstatten (Rn. 24 des BMF-Schreibens vom 29. September 2020). Die Höhe richtete sich nach zwei Kriterien: der Fahrzeugart (Elektrofahrzeug oder Hybrid) und der Frage, ob der Arbeitnehmer zusätzlich beim Arbeitgeber laden konnte.

• 70 Euro/Monat für Elektrofahrzeuge ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
• 35 Euro/Monat für Hybridelektrofahrzeuge ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
• 30 Euro/Monat für Elektrofahrzeuge mit Lademöglichkeit beim Arbeitgeber
• 15 Euro/Monat für Hybridelektrofahrzeuge mit Lademöglichkeit beim Arbeitgeber

Beendet hat diese Pauschalen das BMF-Schreiben vom 11. November 2025. Es ersetzt das Schreiben von 2020, und seine Anwendungsregelung sagt wörtlich:

„Die monatlichen Pauschalen nach den Rn. 23 und 24 des BMF-Schreibens vom 29. September 2020 (a. a. O.) sind letztmalig auf den laufenden Arbeitslohn anzuwenden, der für einen vor dem 1. Januar 2026 endenden Lohnzahlungszeitraum gezahlt wird, und auf sonstige Bezüge, die vor dem 1. Januar 2026 zufließen.“

Maßgeblich ist also der Lohnzahlungszeitraum, nicht der Auszahlungstag. Die Abrechnung für Dezember 2025 durfte die Pauschale noch enthalten. Ab dem Lohnzahlungszeitraum Januar 2026 ist sie nicht mehr gedeckt.

Das neue Recht: kWh-Nachweis ab 1. Januar 2026

Die Erstattung der selbst getragenen Stromkosten beim Dienstwagen ist steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG (Rn. 26). Wie hoch er ist, regeln die Rn. 27 bis 30. Für die Erstattung selbst getragener Heimladekosten verlangt Rn. 27 des BMF-Schreibens vom 11.11.2025, dass die Strommenge über einen gesonderten Stromzähler nachgewiesen wird. Der Zähler darf stationär oder mobil sein; wallbox- und fahrzeuginterne Zähler nennt das Schreiben ausdrücklich als Beispiele. In der Praxis kommt der Nachweis meist aus einer dieser Quellen:

• dem Zähler der Wallbox, deren Ladeprotokoll sich auslesen lässt
• der fahrzeuginternen Messung, zum Beispiel der Ladehistorie in der Hersteller-App
• einem fest installierten, gesonderten Zähler in der Zuleitung zur Wallbox

Bewertet wird die nachgewiesene Menge entweder mit dem individuellen Strompreis aus dem Vertrag des Arbeitnehmers, anteiliger Grundpreis eingeschlossen (Rn. 28), oder mit der Strompreispauschale, die für 2026 bei 34 Cent je kWh liegt (Rn. 30). Das Wahlrecht zwischen beiden muss für das Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden (Rn. 30).

Und der 31. Juli 2026? Eine Frist aus einem anderen Schreiben

Das Datum ist nicht erfunden. Es steht in einem BMF-Schreiben, nur nicht in dem für Arbeitnehmer. Am 21. Juli 2026 hat das BMF die Rn. 19 und 20 seines Schreibens vom 5. November 2021 an die Strompreispauschale angepasst. Dieses Schreiben regelt die ertragsteuerliche Seite, also betriebliche Fahrzeuge im Betriebsvermögen, etwa den eigenen Firmenwagen von Selbstständigen, der zu Hause geladen wird. Dort heißt es:

„Die Änderung ist für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen. Es wird nicht beanstandet, wenn die zuvor geltenden Regelungen der Rn. 19 und 20 bis zum 31. Juli 2026 weiter angewandt werden.“

Für den Arbeitnehmer mit Dienstwagen gilt dagegen das Schreiben vom 11. November 2025. Es enthält für die Monatspauschalen keine vergleichbare Nichtbeanstandungsregel; seine Anwendungsregelung nennt als letzten Anwendungsfall den Lohnzahlungszeitraum, der vor dem 1. Januar 2026 endet. Stand dieser Aussage sind die amtlichen Fassungen beider Schreiben, abgerufen am 28. September 2026.

Januar bis Juli 2026: Was Arbeitgeber jetzt prüfen sollten

Wer in diesen Monaten noch Monatspauschalen steuerfrei gezahlt hat, hat sich auf eine Regel gestützt, die für 2026 nicht mehr gilt. Die Höhe des steuerfreien Auslagenersatzes ergibt sich seitdem allein aus den Rn. 27 bis 30. So gehen Sie vor:

1. Betroffene feststellen: Welche Fahrer haben ab dem Lohnzahlungszeitraum Januar 2026 noch eine Monatspauschale bekommen, und für welche Monate?
2. Strommenge nachträglich belegen: Viele Wallbox-Clouds und Fahrzeug-Apps halten die Ladehistorie vor. Lässt sich die Menge für die betroffenen Monate nachweisen, kann der Auslagenersatz dafür nach Rn. 27 bis 30 berechnet werden. Dabei gilt dieselbe Bewertungsmethode wie für den Rest des Jahres, denn das Wahlrecht ist für das Kalenderjahr einheitlich auszuüben.
3. Differenz ermitteln: Gezahlte Pauschale gegen den berechneten Auslagenersatz. Was darüber hinaus steuerfrei gezahlt wurde oder sich mangels Nachweis gar nicht belegen lässt, ist als Auslagenersatz nicht gedeckt.
4. Lohnsteuerabzug ändern oder anzeigen: Erkennt der Arbeitgeber, dass er die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat, darf er sie bei der nächsten Lohnzahlung nachträglich einbehalten, bei wirtschaftlicher Zumutbarkeit muss er es (§ 41c Abs. 1 EStG). Behält er nicht nachträglich ein, zeigt er das dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich an (§ 41c Abs. 4 EStG).

Ob die Beträge auch in der Sozialversicherung nachzuberechnen sind, ist eine eigene Frage, die die Lohnbuchhaltung gesondert klärt. Die Entscheidung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Was jetzt zu prüfen ist: Die Nachkorrektur-Checkliste

Lohnbuchhaltungen und HR-Abteilungen sollten die folgenden Punkte systematisch durcharbeiten. Die Checkliste gilt für alle Unternehmen mit Elektro- oder Hybrid-Dienstwagen, die eine Heimladekosten-Erstattung zahlen.

1. Lohnabrechnungen ab Januar 2026 prüfen

Enthält irgendeine Abrechnung seit dem Lohnzahlungszeitraum Januar 2026 noch eine Monatspauschale? Dann gilt für diese Monate, was im Abschnitt zu Januar bis Juli steht: Strommenge belegen, Auslagenersatz nach Rn. 27 bis 30 berechnen, den Rest über § 41c EStG korrigieren oder dem Finanzamt anzeigen. Für die laufenden Monate stellen Sie die Abrechnung sofort auf die nachgewiesene Strommenge um.

2. Nachweis-Lücken bei aktiven Fahrern schließen

Haben alle Mitarbeiter mit Elektro-Dienstwagen eine funktionierende Nachweis-Lösung? Ohne Nachweis nach Rn. 27 lässt sich kein steuerfreier Auslagenersatz berechnen, und das gilt seit Januar 2026. Klären Sie folgende Fragen:

• Welche Wallbox-Modelle sind im Einsatz — haben sie einen auslesbaren internen Zähler?
• Welche Mitarbeiter nutzen die Fahrzeug-App des Herstellers als Nachweisquelle?
• Gibt es Mitarbeiter mit Wallboxen ohne Zähler und ohne Fahrzeug-App-Zugang? Für diese muss eine Zwischenlösung gefunden werden (fest installierter Zähler in der Zuleitung o. Ä.).

3. Bewertungsmethode einheitlich halten

Wird für 2026 mit dem tatsächlichen Vertragspreis oder mit der 34-Cent-Pauschale abgerechnet? Rn. 30 verlangt, dass das Wahlrecht für das Kalenderjahr einheitlich ausgeübt wird. Wer es wie ausübt und in welcher Form es festzuhalten ist, sagt das Schreiben nicht. Eine schriftliche Festlegung, etwa in der Car Policy oder im Lohnprogramm, macht die Einheitlichkeit aber prüfbar. Das gilt auch für Monate, die nachträglich nach kWh abgerechnet werden.

4. Unterlagen aufbewahren

Die oft genannten zehn Jahre gelten nach § 147 Abs. 3 AO für Bücher und Aufzeichnungen, nicht für Belege. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Das Lohnkonto, in dem der steuerfreie Auslagenersatz zu erfassen ist, ist nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. Für jeden Mitarbeiter und jeden Abrechnungsmonat gehören dazu:

• der Nachweis der geladenen Strommenge (Rn. 27)
• beim tatsächlichen Tarif der Stromvertrag oder die Rechnung des Anbieters, denn ein Eigenbeleg ist nicht zulässig (Rn. 28)
• die Festlegung der Bewertungsmethode für das Kalenderjahr
• die monatliche Berechnung des Auslagenersatzes

Der Jahresabschluss 2026: Was im Dezember ansteht

Mit dem Dezember-Lohnlauf endet das erste Kalenderjahr, in dem es keine Monatspauschalen mehr gibt. Arbeitgeber sollten bis dahin sicherstellen, dass die gesamte Jahresabrechnung stimmig ist.

Ein Jahr, eine Methode

Für alle zwölf Monate 2026 gilt dieselbe Grundlage: nachgewiesene Strommenge nach Rn. 27, bewertet mit einer einzigen Methode für das ganze Kalenderjahr. Eine Mischung aus Pauschalen für Januar bis Juli und kWh-Abrechnung ab August sieht das Schreiben vom 11. November 2025 nicht vor.

Korrekturen vor der Lohnsteuerbescheinigung

Nach Ablauf des Kalenderjahres lässt sich der Lohnsteuerabzug nur noch bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ändern (§ 41c Abs. 3 EStG). Für 2026 ist sie bis Ende Februar 2027 zu übermitteln (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO). Wer Januar bis Juli noch aufzuarbeiten hat, sollte das also vor dem Jahreswechsel angehen.

Fehlende Nachweise nachholen

Falls für einzelne Monate keine kWh-Protokolle vorliegen, können diese in vielen Fällen noch aus der Hersteller-Cloud oder der Fahrzeug-App rückwirkend exportiert werden. Wie lange die Daten dort liegen, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Fahrer sollten den Export deshalb umgehend durchführen, solange die Daten noch verfügbar sind.

Was bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zählt

Prüfbar ist, was das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 verlangt. Daraus ergeben sich die Punkte, an denen eine Abrechnung für 2026 hängen bleiben kann:

• Fehlender Mengennachweis: Ohne nachgewiesene Strommenge nach Rn. 27 lässt sich kein steuerfreier Auslagenersatz berechnen.
• Monatspauschalen in 2026: Sie sind nach der Anwendungsregelung für Lohnzahlungszeiträume ab Januar 2026 nicht mehr anzuwenden, auch nicht für Januar bis Juli.
• Strompreis ohne Beleg: Beim tatsächlichen Tarif ist der Preis aus dem Vertrag maßgeblich; ein Eigenbeleg des Arbeitnehmers ist nicht zulässig (Rn. 28).
• Methodenwechsel im Jahr: Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und Strompreispauschale ist für das Kalenderjahr einheitlich auszuüben (Rn. 30).

Für Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat, haftet der Arbeitgeber (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG). Das gilt nicht für die Fälle, die er nach § 41c Abs. 4 EStG dem Finanzamt angezeigt hat (§ 42d Abs. 2 EStG). Auch deshalb lohnt es sich, Fehler selbst zu finden, bevor es ein Prüfer tut.

Praktischer Ausblick: So wird 2027 einfacher

Die größte Fehlerquelle im ersten Jahr ohne Pauschalen ist das manuelle Einsammeln von Nachweisen per E-Mail oder Excel. Arbeitgeber, die für das Jahr 2027 auf eine automatisierte Lösung umsteigen, vermeiden diese Probleme von Anfang an. Eine gute Abrechnungslösung sollte:

• Ladevorgänge direkt aus der Wallbox-Cloud oder Fahrzeug-API abrufen — ohne manuelle Dateneingabe durch den Fahrer
• Die Jahreswahl (34-Cent-Pauschale oder Realtarif) pro Mitarbeiter dokumentieren und einheitlich anwenden
• Monatliche Nachweise mit Strommenge, Strompreis und Erstattungsbetrag als PDF exportieren
• Die Nachweise über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg abrufbar halten

ChargeReport deckt genau diese Anforderungen ab: Die Software verbindet sich mit der Wallbox oder der Fahrzeug-App, berechnet den monatlichen Erstattungsbetrag und erstellt den Nachweis automatisch — ohne E-Mail-Ping-Pong zwischen Fahrern und Lohnbuchhaltung.

Zusammenfassung

Die alten Ladestrom-Monatspauschalen für den Dienstwagen sind mit dem Lohnzahlungszeitraum Dezember 2025 ausgelaufen. Seit Januar 2026 zählt allein die nachgewiesene Strommenge, bewertet mit dem Vertragspreis oder der Strompreispauschale. Die Frist bis zum 31. Juli 2026 betrifft nur die ertragsteuerliche Seite. Arbeitgeber sollten jetzt drei Dinge prüfen: ob seit Januar 2026 noch Pauschalen gezahlt wurden, ob alle Mitarbeiter eine funktionierende Nachweis-Lösung haben und ob die Bewertungsmethode für das ganze Jahr einheitlich ist. Korrekturen für 2026 sind nur bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung möglich.

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