Die alte Welt: Monatspauschalen bis Ende 2025
Bis zum 31. Dezember 2025 konnten Arbeitgeber die Ladekosten für Elektro- und Hybrid-Dienstwagen über einfache Monatspauschalen steuerfrei erstatten — ohne einen einzigen kWh-Nachweis zu verlangen. Die Höhe richtete sich nach zwei Kriterien: der Fahrzeugart (Vollelektro oder Plug-in-Hybrid) und der Frage, ob am Unternehmensstandort eine Lademöglichkeit bestand.
- 70 Euro/Monat für Elektrofahrzeuge ohne betriebliche Lademöglichkeit
- 35 Euro/Monat für Plug-in-Hybride ohne betriebliche Lademöglichkeit
- 30 Euro/Monat für Elektrofahrzeuge mit betrieblicher Lademöglichkeit
- 15 Euro/Monat für Plug-in-Hybride mit betrieblicher Lademöglichkeit
Diese Regelung war bewusst vereinfacht: Die tatsächlichen Ladekosten lagen in vielen Fällen deutlich höher oder niedriger als die Pauschale — ein Zustand, den der Gesetzgeber mit dem BMF-Schreiben vom 11. November 2025 beendete.
Das neue Recht: kWh-Nachweis ab 1. Januar 2026
Ab dem 1. Januar 2026 gilt: Eine steuerfreie Erstattung der Heimladekosten ist nur noch zulässig, wenn die geladene Strommenge je Abrechnungsmonat nachgewiesen ist. Das BMF-Schreiben nennt in Randnummer 27 ausdrücklich drei gleichwertige Nachweisquellen:
- Einen gesonderten Stromzähler in der Wallbox oder der Hausinstallation (kein Eichrecht erforderlich, aber ein eigener, auslesbarer Zähler)
- Eine fahrzeuginterne Messung — zum Beispiel die Ladehistorie aus der Hersteller-App (Tesla, BMW ConnectedDrive, VW WeConnect ID u. a.)
- Einen mobilen Zwischenzähler, der zwischen Fahrzeug und Steckdose oder Wallbox gesteckt wird
Für den Erstattungsbetrag selbst haben Arbeitnehmer ein jährliches Wahlrecht: Sie können entweder ihren tatsächlichen kWh-Preis aus dem Stromvertrag (inklusive anteiligem Grundpreis) oder die amtliche Strompreispauschale von 34 Cent pro kWh für das Kalenderjahr 2026 ansetzen. Das Wahlrecht bindet für das gesamte Kalenderjahr.
Die Übergangsfrist: 1. Januar bis 31. Juli 2026
Die Finanzverwaltung erkannte an, dass eine sofortige Umstellung zum Jahresstart für viele Betriebe nicht realistisch war. Deshalb wurde eine Kulanzfrist eingeräumt: Bis zum 31. Juli 2026 beanstandete das BMF es nicht, wenn Arbeitgeber die bisherigen Monatspauschalen weiter anwendeten.
Diese Frist ist am 31. Juli 2026 abgelaufen. Ab dem 1. August 2026 gilt ausnahmslos das neue Recht. Wer seitdem noch Monatspauschalen auszahlt oder Mitarbeiter ohne kWh-Nachweis steuerfrei erstattet, verstößt gegen die lohnsteuerlichen Vorgaben.
Wichtig: Die Übergangsfrist war keine rückwirkende Änderung
Korrekte Pauschalen-Auszahlungen vor dem 1. August 2026 müssen nicht korrigiert werden. Die Übergangsfrist schützt die Monate Januar bis Juli 2026 — sofern die richtigen Pauschalen angewandt wurden. Handlungsbedarf besteht für Zeiträume ab August 2026 und für Fälle, in denen auch während der Übergangsfrist falsche Beträge ausgezahlt wurden.
Was jetzt zu prüfen ist: Die Nachkorrektur-Checkliste
Lohnbuchhaltungen und HR-Abteilungen sollten die folgenden Punkte systematisch durcharbeiten. Die Checkliste gilt für alle Unternehmen mit Elektro- oder Hybrid-Dienstwagen, die eine Heimladekosten-Erstattung zahlen.
1. Abrechnungsverfahren August bis September 2026 prüfen
Wurden in den August- und September-Abrechnungen noch Monatspauschalen ausgezahlt? Falls ja, handelt es sich um steuerlich nicht gedeckte Leistungen, die nachversteuert werden müssen. Mögliche Korrekturszenarien:
- Der Betrag wird im laufenden Lohnlauf des nächsten Monats rückgerechnet und die fehlende Lohnsteuer nachgefordert.
- Alternativ kann der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung nach §40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG mit 25 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) wählen — dann trägt der Arbeitgeber die Steuer, der Arbeitnehmer bleibt unbelastet.
2. Nachweis-Lücken bei aktiven Fahrern schließen
Haben alle Mitarbeiter mit Elektro-Dienstwagen eine funktionierende Nachweis-Lösung? Ohne Nachweis kann keine steuerfreie Erstattung für August und spätere Monate ausgezahlt werden. Klären Sie folgende Fragen:
- Welche Wallbox-Modelle sind im Einsatz — haben sie einen auslesbaren internen Zähler?
- Welche Mitarbeiter nutzen die Fahrzeug-App des Herstellers als Nachweisquelle?
- Gibt es Mitarbeiter mit Wallboxen ohne Zähler und ohne Fahrzeug-App-Zugang? Für diese muss eine Zwischenlösung gefunden werden (portabler Zwischenzähler, Shelly-Lösung o. Ä.).
3. Wahlrecht Abrechnungsmethode dokumentieren
Haben Ihre Mitarbeiter das Wahlrecht zwischen 34-Cent-Pauschale und individuellem Realtarif ausgeübt? Die Entscheidung gilt für das gesamte Kalenderjahr und muss schriftlich festgehalten sein — entweder in der Car Policy, in einer separaten Erklärung des Arbeitnehmers oder in der Systempflege der Lohnbuchhaltungssoftware.
Für Mitarbeiter, die ab August 2026 erstmals kWh-basiert abrechnen, beginnt das Wahlrecht mit dem ersten Abrechnungsmonat. Die gewählte Methode muss dann rückwirkend ab August 2026 für alle verbleibenden Monate des Jahres beibehalten werden.
4. Dokument-Archivierung sicherstellen
Die Aufbewahrungspflicht für lohnsteuerliche Unterlagen beträgt zehn Jahre. Stellen Sie sicher, dass für jeden Mitarbeiter und jeden Abrechnungsmonat folgende Dokumente archiviert sind:
- kWh-Protokoll aus der Wallbox-Software oder Fahrzeug-App
- Nachweis des Strompreises (Stromrechnung oder Tarif-Dokument) bei Realtarif-Abrechnung
- Schriftliche Erklärung des gewählten Abrechnungsverfahrens
- Monatliche Erstattungsberechnung
Der Jahresabschluss 2026: Was im Dezember ansteht
Mit dem Dezember-Lohnlauf wird das erste vollständige Jahr unter dem neuen Regime abgeschlossen. Arbeitgeber müssen bis dahin sicherstellen, dass die gesamte Jahresabrechnung stimmig ist.
Jahreskorrektur zwischen Übergangsfrist und neuem Recht
Wer in den Monaten Januar bis Juli 2026 korrekte Monatspauschalen gezahlt und ab August auf kWh-Abrechnung umgestellt hat, muss nichts korrigieren. Beide Abrechnungsperioden sind rechtlich korrekt — es handelt sich um zwei unterschiedliche Rechtsgrundlagen im selben Kalenderjahr.
In der Lohnsteuerbescheinigung 2026 (§41b EStG) wird der gesamte steuerfreie Erstattungsbetrag des Jahres ausgewiesen. Prüfen Sie, ob die Summe aus Pauschalen (Jan–Jul) und kWh-basierten Beträgen (Aug–Dez) realistisch und vollständig ist.
Wahlrecht noch nicht ausgeübt?
Mitarbeiter, die ab August 2026 mit der kWh-Abrechnung begonnen haben, aber noch nicht zwischen Pauschale und Realtarif entschieden haben, müssen diese Entscheidung spätestens mit dem Dezember-Nachweis treffen. Empfehlen Sie Ihren Fahrern, bereits jetzt beide Varianten für die bisherigen Monate Aug–Nov durchzurechnen, um die günstigere Methode zu wählen.
Fehlende Nachweise nachholen
Falls für einzelne Monate keine kWh-Protokolle vorliegen, können diese in vielen Fällen noch aus der Hersteller-Cloud oder der Fahrzeug-App rückwirkend exportiert werden. Viele Wallbox-Anbieter speichern Ladevorgänge bis zu zwei Jahre in ihrer Cloud. Fahrer sollten diesen Export umgehend durchführen, solange die Daten noch verfügbar sind.
Was bei einer Betriebsprüfung oder Lohnsteueraußenprüfung droht
Arbeitgeber mit Elektro-Fuhrparks stehen bei Lohnsteueraußen- prüfungen seit 2026 unter besonderem Fokus. Prüfer haben explizite Anleitungen erhalten, die neue kWh-Nachweispflicht zu kontrollieren. Typische Beanstandungspunkte:
- Fehlende Nachweise: Erstattungen ohne kWh-Beleg ab August 2026 werden als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden nachgefordert — zuzüglich Nachzahlungszinsen.
- Falsche Pauschale: Wer nach dem Übergangszeitraum die alte 34-Cent-Strompreispauschale korrekt einsetzt, ist auf der sicheren Seite. Wer hingegen die alten Monatspauschalen (70 Euro, 35 Euro usw.) nach dem 31. Juli 2026 weiterangewandt hat, kann diese nicht nachträglich als kWh-Erstattung deklarieren.
- Uneinheitliches Wahlrecht: Hat ein Mitarbeiter im Jahresverlauf zwischen Pauschale und Realtarif gewechselt, wird dies als Verstoß gegen die Jahresbindung gewertet und der günstigere Betrag nicht anerkannt.
Im Haftungsfall haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer aus eigenen Mitteln, sofern er die Übernahme der Steuer nicht auf den Arbeitnehmer abwälzen kann oder will. Die Nachhaftungsfrist beträgt in der Regel vier Jahre.
Praktischer Ausblick: So wird 2027 einfacher
Die größte Fehlerquelle der Übergangsmonate war das manuelle Einsammeln von Nachweisen per E-Mail oder Excel. Arbeitgeber, die für das Jahr 2027 auf eine automatisierte Lösung umsteigen, vermeiden diese Probleme von Anfang an. Eine gute Abrechnungslösung sollte:
- Ladevorgänge direkt aus der Wallbox-Cloud oder Fahrzeug-API abrufen — ohne manuelle Dateneingabe durch den Fahrer
- Die Jahreswahl (34-Cent-Pauschale oder Realtarif) pro Mitarbeiter dokumentieren und einheitlich anwenden
- Monatliche Nachweise als PDF exportieren, die den BMF-Anforderungen entsprechen
- Eine revisionssichere Archivierung für zehn Jahre sicherstellen
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Zusammenfassung
Die Übergangsfrist für die alten Ladestrom-Monatspauschalen ist am 31. Juli 2026 abgelaufen. Seit dem 1. August 2026 ist ausnahmslos die kWh-basierte Abrechnung vorgeschrieben. Arbeitgeber sollten jetzt drei Dinge prüfen: ob August- und Septemberabrechnungen korrekt waren, ob alle Mitarbeiter eine funktionierende Nachweis-Lösung haben und ob das Wahlrecht für die Abrechnungsmethode dokumentiert ist. Der Jahresabschluss im Dezember bietet die letzte Möglichkeit, Korrekturen ohne Prüfungsdruck vorzunehmen.
Häufige Fragen
Bis wann galt die Übergangsfrist für die alten Ladestrom-Pauschalen?+
Die Finanzverwaltung beanstandete es nicht, wenn Arbeitgeber die bisherigen Monatspauschalen (15 Euro, 30 Euro, 35 Euro bzw. 70 Euro) noch bis zum 31. Juli 2026 weiter angewandt haben. Ab dem 1. August 2026 ist ausschließlich die kWh-basierte Abrechnung zulässig — entweder nach dem tatsächlichen Strompreis des Arbeitnehmers oder nach der amtlichen Strompreispauschale von 34 Cent/kWh.
Muss der Arbeitgeber Januar bis Juli 2026 rückwirkend korrigieren?+
Nein, wenn die Monatspauschalen während der Übergangsfrist korrekt angesetzt wurden, besteht kein Korrekturbedarf für diese Monate. Die Übergangsfrist war eine Kulanzregelung der Finanzverwaltung — nicht eine rückwirkende Änderung der Rechtslage. Problematisch wird es nur, wenn Pauschalen nach dem 31. Juli 2026 weiterhin ausgezahlt wurden oder die falsche Pauschalhöhe angesetzt war.
Was gilt, wenn ein Mitarbeiter keinen Nachweis liefern kann?+
Ohne kWh-Nachweis ist ab dem 1. August 2026 keine steuerfreie Erstattung mehr möglich. Der Arbeitgeber darf zwar Geld auszahlen, muss aber Lohnsteuer und Sozialabgaben abführen — oder die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach §40 Abs. 2 EStG wählen. Sinnvoller ist es, Mitarbeitern kurzfristig eine Lösung für den Nachweis anzubieten, zum Beispiel über die Fahrzeug-App oder einen Zwischenzähler.
Gilt das Wahlrecht zwischen 34-Cent-Pauschale und Realtarif für das gesamte Jahr?+
Ja. Das Wahlrecht muss einheitlich für das gesamte Kalenderjahr ausgeübt werden. Wer im Januar 2026 mit der Pauschale begonnen hat, kann nicht im Oktober auf den Realtarif wechseln. Eine Entscheidung ist spätestens mit dem ersten abzurechnenden Monat oder spätestens beim Jahresabschlussnachweis im Dezember zu treffen. Bei Neueintritten innerhalb des Jahres beginnt das Wahlrecht mit dem ersten Abrechnungsmonat.
Wie erfolgt die Korrektur einer fehlerhaften Lohnabrechnung?+
Eine fehlerhafte Lohnabrechnung — zum Beispiel weil nach dem 31. Juli 2026 noch Monatspauschalen ausgezahlt wurden — kann bis zum Jahresende im laufenden Lohnsteueranmeldungsverfahren korrigiert werden. Der zu wenig einbehaltene Lohnsteuer-Anteil ist im nächsten Monat nachzuholen. Nach dem Jahreswechsel ist eine Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres ohne gesonderten Änderungsgrund möglich.
Wie beweise ich gegenüber dem Finanzamt, dass ich korrekt abgerechnet habe?+
Arbeitgeber sollten die Nachweisdokumentation vollständig aufbewahren: kWh-Protokolle je Mitarbeiter und Monat, die Wallbox-Exportdatei oder einen Screenshot aus der Fahrzeug-App, eine schriftliche Bestätigung des gewählten Abrechnungsverfahrens (Pauschale oder Realtarif) sowie den Nachweis des individuellen Strompreises bei Realtarif-Abrechnung. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
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