Thuisladen in het wagenpark:
per rijder de eigen kWh-prijs
Uw rijders laden thuis, en dat wordt waarschijnlijk al vergoed. De vraag is of die vergoeding is te onderbouwen per werknemer — want daar kijkt de Belastingdienst naar. Eén dashboard, gemeten kWh per rijder, verzamel-PDF en loonexport.
Vergoed is nog niet onderbouwd
Twee dingen die vaak door elkaar lopen: het uitbetalen van de laadkosten, en het kunnen laten zien waarop dat bedrag berust.
Wat de Belastingdienst vraagt
- De stroom die in de auto van de zaak gaat, is een kostenpost van de werkgever zelf. De werknemer schiet die voor via zijn eigen energierekening; de werkgever betaalt ze terug — intermediaire kosten, geen loon.
- Uitgangspunt is de integrale kostprijs per kWh van díé werknemer: niet alleen het variabele leveringstarief, maar ook de vaste onderdelen van zijn energiecontract (kennisgroepstandpunt KG:204:2024:13).
- Dat betekent maatwerk per medewerker. Wie in maart een driejarig contract sloot en wie vorige maand overstapte, hebben niet dezelfde kostprijs — en dus niet hetzelfde bedrag per kWh.
- Een landelijk forfait per kWh bestaat in Nederland niet. Let op het rondzingende bedrag van € 0,23 per kWh: dat is een verwarring met de kilometervergoeding, die vanaf 2026 € 0,25 per kilometer is.
Wat er in de praktijk gebeurt
- Leasemaatschappijen en laadpasaanbieders rekenen het thuisladen vaak al af. Meestal met één tarief voor alle rijders en rechtstreeks op de privérekening van de rijder.
- Daarmee is de laadbeurt betaald — maar het bedrag berust op een gemiddelde, niet op de kostprijs van die werknemer. En omdat het buiten de loonadministratie om gaat, ziet u er als werkgever niets van terug.
- Controleer het in uw eigen contract: staat er één vast bedrag per kWh voor het hele wagenpark, dan is dat het punt. Staat er een per rijder vastgelegd tarief, dan hebt u die kant al geregeld.
- Wat in beide gevallen nodig blijft: de gemeten kWh per rijder per maand, herleidbaar tot de laadpaal en de periode. Dat is het stuk dat wij leveren.
Wij zijn geen belastingadviseur en de Belastingdienst keurt geen software goed. Wat wij leveren is de onderbouwing: per rijder, per maand, met het gehanteerde tarief en de grondslag erbij. De fiscale beoordeling blijft bij u en uw adviseur.
Zakelijk of privé?
's Ochtends de leaseauto, 's avonds de privé-tweede auto — dezelfde laadpaal. Twee manieren om ze uit elkaar te houden.
Bevestiging per laadsessie
- Elke ochtend een e-mail — en een pushbericht, als dat is ingesteld — met de sessies van de vorige dag.
- De rijder deelt elke sessie afzonderlijk in: zakelijk of privé. Niets staat voorgeselecteerd. Sessies onder 1 kWh worden niet uitgevraagd.
- Als privé gemarkeerde sessies vallen meteen uit de afrekening. Is minstens één sessie zakelijk, dan is de kilometerstand verplicht; een foto van de teller blijft vrijwillig.
- Aan te zetten voor het hele wagenpark of per rijder. Waar het aan staat is het bindend: onbevestigde sessies ontbreken in het rapport van die maand en komen in het volgende rapport zodra ze bevestigd zijn — de link verloopt na 30 dagen.
RFID-passen, waar de koppeling ze doorgeeft
- De rijder legt zijn privépassen eenmalig vast in zijn eigen account; hun sessies blijven daarna automatisch buiten de afrekening.
- Dat werkt waar het pasnummer samen met de sessie bij ons binnenkomt: via de OCPP-gateway (KEBA, Mennekes, Fronius, ABL, Alfen, cFos, Elli) en bij Easee, Charge Amps en GoodWe. Verdere koppelingen zijn in aanbouw.
- Een pasjeslezer op de laadpaal alleen is niet genoeg — niet elke fabrikantcloud geeft de pas met de sessie mee. Welke kant uw model op valt, zeggen wij u vooraf voor dat model.
- Waar het werkt is dit de schoonste scheiding, want ze gebeurt bij de hardware. Overal elders — ook achter een tussenmeter, die stroom meet maar geen auto ziet — is de bevestiging per sessie het middel.
Volledig uitsluiten kan niet, en dat belooft een tankpas voor een benzineauto evenmin. Wat overblijft is een navolgbare, gedocumenteerde werkwijze met plausibiliteitscontrole. Eén signaal blijft hard: er is energie geladen terwijl de auto niet is verplaatst. Onwaarschijnlijke kilometerstanden melden we automatisch, en een stand die ondanks de waarschuwing is bevestigd, wordt bij de sessie vastgelegd en aan u getoond.
Wat een wagenparkbeheerder nodig heeft
Eigen tarief per rijder
Elke rijder legt zijn eigen kWh-prijs vast, met periodes. Wisselt zijn contract, dan blijven oudere rapporten op het tarief staan dat toen gold.
Zakelijk of privé
Rijders delen elke sessie zelf in. Privésessies blijven buiten de afrekening.
Uitnodigen met een link
Rijders koppelen hun laadpaal zelf — zonder IT-afdeling.
Verzamel-PDF + loonexport
Eén PDF met alle rijders, plus een export per personeelsnummer voor de loonadministratie.
17 laadpaalmerken
Via cloudkoppeling of OCPP: Easee, go-e, Wallbox, Zaptec, Alfen, KEBA, Mennekes en meer. Geen hardware van ons, geen installatie.
Meting en AVG
Nederland schrijft geen meetmethode voor; het gaat om de toerekening van de kWh aan de auto van de zaak. Gegevens staan op servers in de EU.